Projet :
Rassemblement de petites cylindrées
& 4 X 4

 

Nom pour l'événement oui/non

Logo oui/non

 

Dates :

Lieu :

Horaires :

 

Idée de l'événement : Ballade de ... km dans les environs de ... , pour les petites cylindrées. Les jeunes n'ayant pas de mobylette (scooter, 50cc, ...), et avec l'accord du club de 4 X 4, auront droit a une ballade en 4 X 4 (avec inscription préalable). Départ et arrivée à ... ; avec repas champêtre et bal nocturne. Possibilité de camping.

 

 

A DEFINIR :

 

=> Terrain (lieu)

=> Inscription

=> Ballade

=> Définir la collaboration du club de 4 X 4 pour inscription, règlement, etc.

=> Possibilité de camper oui/non

=> Possibilité d'avoir une surveillance nocturne oui/non

=> Possibilité d'avoir un groupe électrogène pour éclairage & concert (ou bal)

=> Possibilité d'avoir des toilettes mobiles (ou lieu)

=> Si en journée une exposition de 4 X 4 & petites cylindrées restent en permanence pour attirer le monde (voire un tuning ou spécial américaine ou spécial véhicule militaire...)

=> Définir le contenu du bar & repas + matériels

=> En cas de pluie, si possibilité d'avoir des bâches ou tentes de scout oui/non

=> Possibilité en cas de panne lors du parcours, d'avoir un camion-balai oui/non

=> Possibilité d'avoir un stand de la croix-rouge (pour les chutes éventuelles)

=> Coupes ou médailles ou diplôme de participation souvenir oui/non

=> Autres points à définir :

 

 

Terrain.

 

=> Accessible aux véhicules (cela comporte qu'après l'événement le terrain aura été 'labouré').

=> +/- retiré pour le bruit (en nocturne)

=> Sans bétails sur le lieu même (surtout éviter les vachettes, c'est très jouette !)

=> Pas trop rocailleux (pour savoir poser sa tente)

=> Qu'il ne soit pas inondé (s'il a plu pendant 1 semaine avant, autant faire une expo canoé)

=> Contact avec les propriétaires des terrains possibles :

=> Coût :

=> Nettoyage du terrain

=> Autres :

 

Inscription.
 

=> Inscription oui/non

=> Prix de l'inscription

L'inscription comprend : (médaille souvenir, autocollant, boisson, plan du circuit, ...) Définir :

Inscriptions différentes (complète avec camping & repas, uniquement pour la ballade,...) oui/non Définir :

Délai d'inscription :

Lieu & horaire d'inscription avant l'événement :

Lieu d'inscription pendant l'événement :

Payant jusqu'à ... heure

Age d'inscription : Avec pièce d'identité oui/non

Pour la ballade en 4 X 4 & camping, inscription des mineurs uniquement s'ils sont accompagnés des parents oui/non

Accès au camping nocturne avec inscription moindre pour les jeunes sans mobylettes oui/non Définir :

Réduction pour les clubs vespa ou autre oui/non Définir :

Nom & tél. Du responsable inscription :

Cet événement fait-il parti du système de la carte de fidélité (pour nos autres événements) oui/non

 

Prévoir =>

. Fiche d'inscription

. Règlement

. Cachet (ou bracelet) oui/non Proposition :

. Caisse métallique avec clef

. Fond de caisse

. Chaise

. Table

. Stylo & papiers

. Bâche (ou petite caravane)

. Barrières « Nadar »

. Souvenirs (coût)

. Tickets (boisson, repas accompagnant l'inscription, ...)

. (carte de fidélité à nos événements diverses)

. Personnel (responsable inscription)

. Autres :

 

 

Ballade.

 

> Nombres de kilomètres

> Parcours fléché oui/non Avec plan en main oui/non

> Arrêt pointage (sur sites à visiter ou café du patelin) oui/non Proposition :

> Parcours Mobylettes, définir :

> Parcours 4 X 4, définir :

> Ballade libre avec heure d'arrivée maximale (pour limité les heures de repas) oui/non

> Ballade groupée avec ouverture des routes par un 4 X 4 ou grosses cylindrées oui/non

(Attention ! Groupe rapide et lent si participation de solex ou bridé ou trottinette à moteur)

> Responsable & tél. Organisation ballade :

> Autres :

 

Prévoir =>

=> Matériel pour le fléchage ou photocopie du plan

=> Lieux des arrêts (s'il y a)

=> Présence du pointeur jusqu'à quelle heure :

=> Heure de départ :

=> Heure d'arrivée +/-

=> Règlement oui/non

=> Feutre fluo (plan)

=> Cachet ou carte de pointage oui/non

=> Autres propositions :

 

 

=> Collaboration avec le club 4 X 4 : voir leurs exigences ; responsable et tél. du club :

 

 

 

Camping.

 

• Accessible à tous ? Définir :

• Voir rubrique inscription & terrain

• Heure du montage des tentes autorisé ou libre

• Les tentes doivent être démontées pour ... heure, telle date.

• Responsable et tél. Organisation camping

• Nettoyage du terrain

• Surveillance nocturne oui/non

• Autres :

 

Prévoir :

. Poubelles & sacs poubelles

. Règlement (pas de vidange d'huile sur le terrain, ne pas fumer à proximité des moteurs allumés, l'organisation n'est pas responsable en cas de vol dans les tentes, etc.) Définir :

. Cales pour pieds des mobs.

 

 

 

Surveillance.

 

=> Surveillance générale en journée (contre le vol et le vandalisme) oui/non

=> Surveillance nocturne (contre l'abus d'alcool & baston) oui/non

=> Surveillance lors du parcours (camion-balai, chutes éventuelles, ...) oui/non

=> Présence des surveillant(e)s de ... h à fin de l'événement (faire un tableau horaire)

=> Où trouver la surveillance :

=> Coût :

=> Autres :

 

Prévoir :

° Secouristes & gardiens

° Gsm ou talkie walkie

Ne pas perdre de vue que l'on aura affaire en majorité à des ados !

° Tente pour les surveillants (pour pauses)

° Nom & tél. de l'organisation surveillance :

° Autres :

 

 

Groupe électrogène (selon le terrain).

 

> Définir type d'éclairage (ballon lumineux, lampion, guirlandes de lampes, ...) :

> Combien d'éclairage (pour quelles parties du terrain) :

> Définir l'ampérage électricité :

> Lieu du dépôt du groupe :

> Où le trouver :

> Essence ou diesel (selon s'il est gros ou pas)

> Coût :

> Responsable (et tél.) de l'organisateur du groupe et de l'électricité :

> Autres :

 

Prévoir :

. Extincteur

. Tél. des pompiers

. Carburant suffisant pour le groupe

. Barrière « Nadar » (pour qu'on n'y touche pas ou n'y pose pas sa mob)

. Prises adaptées et de sécurité (pluie)

. Autres :

 

 

 

Musique.

 

> Concert avec groupes locaux oui/non

> Où trouver les groupes ?

> Coût :

> Musique avec DJ' oui/non

> Où trouver un DJ's ?

> Coût :

Heure d'ouverture du bal ou concert :

Fin du bal ou concert (voir avec la police de la commune ce qui est autorisé)

> Musique d'ambiance générale à partir d'une certaine heure (lors de l'expo ou pendant le repas) oui/non Procédure & style :

> Responsable et tél. de la partie musique :

> Autres :

 

Prévoir :

. Horaire de passage des groupes ou des DJ'

. Podium en bois (en cas de pluie)

. Bâche ou tente ou châpiteau

. Electricité, prise de terre

. Sécurité électrique & rallonges (triplettes)

. Sécurité des Dj' & matériel (barrière nadar) définir :

. Eclairage

. Wc mobile ou autre...

. Autres :

 

 

Expo.

 

Expo permanente en journée oui/non

Expo hors camping, près de l'événement oui/non Définir :

Coin « pièce d'occasion » en journée oui/non

Accès aux stands libre oui/non Prix du stand :

Voir rubrique inscriptions

Heures d'expo :

Responsable (et tél.) organisation « expo » :

Autres :

 

Prévoir :

• recherche d'exposant

• Pub

• autres :

 

 

Bar.

 

. Système de ticket (exemple 1 coca = 1 ticket, 1 bière = 2 tickets) oui/non

. Où acheter les tickets ? Caisse à côté du bar, à l'entrée (avec inscription) Définir :

. Tarif (détailler) :

. Non-stop oui/non

. Heure d'ouverture :

. Heure de fermeture :

. Responsable (et tél.) organisation « bar » :

. Autres :

 

Prévoir :

> Bâche (ou alors tout dans le châpiteau)

> Eclairage

> Estrade de bois (selon le temps, pour avoir moins froid aux pieds, être à auteur pour voir le public)

> Caisse avec clef + fond de caisse

> Nom du responsable autorisé à vider la caisse

> Boissons & grignotage à définir :

> Définir le type de vaisselle (gobelet, ...)

> Ouvre-bouteilles

> Serviettes vaisselle

> Produit de vaisselle oui/non (tout à la cannette ou au gobelet, rien à laver)

> éponges

> poubelles et sacs

> Système pour arrivée d'eau (bidon, citerne, ...) définir :

> Où on met l'eau ? (bacs, évier de fortune) définir :

> Evacuation de l'eau ? Définir :

Attention a ne pas rendre le terrain boueux à proximité de vos pieds !

> Electricité (pour faire du café)

> Chaise ou tabouret pour le personnel

> Frigo oui/non Définir :

> Stylo & bloc-note éventuels

> Tickets :

> personnel :

> Coût :

 

 

 

Repas.

 

=> Heure du repas (après la ballade) entre telle et telle heure ? Définir :

=> Repas chaud ou froid ?

=> Proposition de repas :

=> Sandwich entre-deux (pour les visiteurs) oui/non Proposition :

=> Procédé du repas :

=> Voir rubrique inscription :

=> Système de ticket oui/non

=> où Acheter le ticket ? Définir :

=> Tarif (détailler)

=> Où acheter les aliments ?

=> Faire livrer ou aller chercher ?

Où éventuellement faire venir un stand hamburger ou fritier ambulant du coin... (coût)

=> Coût :

=> Responsable (et tél.) organisation « repas » :

=> autres :

 

Prévoir :

> Bâche (ou tout dans le châpiteau)

> Eclairage

> Electricité

> Cuistots & matériels nécessaires (casseroles, réchauds, ...)

> Poubelles

> Définir type de vaisselle (en carton, en plastique, ...)

> Serviette / essuie-tout

> Qlqs longues tables et bancs oui/non

> Tickets

> L'emplacement si marchand ambulant d'hamburger ou de pain merguez

> Coût :

> Autres :

 

 

Petit déjeuner.

 

Petit déjeuner du lendemain matin oui/non

Système de ticket ou compris dans l'inscription, définir :

Proposition du déjeuner, définir : 

Voir rubrique inscription :

Heure du début du déjeuner :

Heure de fin du déjeuner :

Même lieu que le repas, définir :

Où acheter ?

Aller chercher (voiture/essence) ou se faire livrer ?

Responsable (et tél.) organisation « petit déj. » :

Coût :

 

Prévoir :

. Délai pour commande de pain

. Vaisselle adéquate + matériel (cafetière, réchaud, ...)

. Lait, sucre, touillon, confiture (selon), beurre, poudre de chocolat oui/non, café ou chicorée soluble, serviette, ...Définir :

. Coût

. personnel

. Autres :

 

Bâches. (ou tente de scout ou châpiteau selon nos moyens)

 

> Bâches en cas de pluie oui/non

> combien :

> Où les trouver ?

> Coût :

> Montage et démontage fait par :

> Lieu de réception et de restitution :

> Heure de réception et de restitution :

> Prendre une assurance oui/non

> Responsable (et tél.) organisation « bâches » :

 

Prévoir :

Délai de réservation (Attention si c'est aux scouts => Juillet/août = difficile, camp de scout ! Voir avec la ville)

Lieu où les mettre sur le terrain

Personnel pour le montage et le démontage

Autres :

 

W.C.

 

=> WC mobile oui/non Autres propositions (feuillées, café pas loin...) :

=> Combien :

=> Où en trouver ?

=> Apporté par :

=> Repris par :

=> Condition :

=> Coût :

=> Responsable (et tél.) organisation « wc » :

 

Prévoir :

. endroit éloigné (pas près des cuisines)

. papier oui/non

. éclairage (pour indiquer le lieu en nocturne) oui/non

. comment se fait le système d'évacuation ? (pour l'endroit)

. selon les conditions (personnel de nettoyage ?)

. Autres :

 

 

Camion Balai.

 

Sa tâche consiste uniquement à ramener (si possible) les mobs. et propriétaires en panne lors du circuit jusqu'au site. Aucune réparation mécanique ou autre ne sera effectuée. Le camion-balai aura à son bord un membre de la croix rouge pour les petits bobos.

=> Défini camion-balai : (remorque-moto, camionnette, ...) :

=> où en trouver un ?

=> Le camion tournera uniquement pendant la ballade et uniquement sur le parcours prévus ou le camion suit les participants, définir :

=> Coût (essence, location du camion, ...)

=> Responsable (et tél.) organisation « camion-balai» :

 

Prévoir :

> Essence (ou diesel)

> Chauffeurs (vérifier permis si camion)

> Assurance du véhicule

> Véhicule

> selon : sangles d'attaches

> horaire

> Autres :

 

 

Croix rouge.

 

. Stand croix rouge oui/non

. Horaire de présence :

. Responsable et tél. de la croix-rouge

. Responsable (et tél.) organisation « croix-rouge» :

. Coût :

. Autres :

 

Prévoir :

> Bâche (souvent la croix-rouge possède sa propre tente)

> Eclairage

> Voir avec eux pour le matériel nécessaire (souvent ils ont tout avec)

En général ils gèrent leur stand.

Autres :

 

 

 

PREVOIR du personnel pour chaque point repris, ainsi qu'un responsable organisateur par point cité + définir le nombre.

Pourquoi un responsable organisateur par point cité ? Parce que l'on ne sait pas tout gérer seul ! Si chacun s'occupe d'une partie bien précise, l'organisation n'en sera que meilleur.

 

Du personnel pour :

• Montage

• Démontage

• Nettoyage du terrain

• Surveillance

• Croix-rouge

• Inscriptions

• Caisse

• Bar

• Repas

• Petit-déj.

• Sandwich

• camion-balai

• DJ'

• exposition

• Distribution des tracts

• + les points cités (groupe, électricité, wc, tracts, etc.)

 

Prévoir :

Badge pour le personnel aidant oui/non

Autres propositions : (T-Shirt, ...)

Avantage pour le personnel aidant (boisson, ...) oui/non définir :

Papier wc en réserve pour le personnel

Tableau horaire du personnel aidant (tenir compte des pauses dodo, repas)

Tentes & pneumatiques sur place pour le personnel aidant (pour les pauses) oui/non

Café à volonté pour le personnel nocturne oui/non

Autres :

 

 

Souvenirs.

 

=> Définir le type de souvenir : (coupe, faïence de la ville, T-shirt avec le nom de l'événement, médaille, autocollant, diplôme de participation,...)

=> Combien ?

=> Remise du souvenir par inscription, pour la plus petite cylindrée, celle qui vient de plus loin, la plus originale, ... à définir :

=> Où en trouver ?

=> Délai de fabrication ou de livraison

=> Coût :

=> Autres :

 

Prévoir :

> Textes ou dessin à mettre sur les plaquettes des coupes ou autres (s'il y en a)

> Heure de remise des souvenirs (si pas d'office à l'inscription)

> Micro et petite sonorisation pour la remise oui/non

> Coût :

> Responsable (et tél.) organisation « remise du souvenir» :

 

 

Publicité.

 

> Sur internet

> Radio locale

> Journaux locaux

> Revues spécialisées

> Contacter des asso, mouvements de jeunesse, club vespa, etc.

> Affiches

> Tracts

> Coût (parrainage, sponsor) :

Pub a lancer dès (date) :

> Responsable (et tél.) organisation « pub» :

 

Prévoir :

. de réaliser les affiches, tracts ou autres...

. les délais de parution pour les journaux

. la distribution des affiches, tracts

 

 

A PREVOIR :

. Les badges ou les T-shirt (s'il y en a à faire pour le personnel)

. Affichettes diverses (tarifs, caisse ticket, fléchage du parcours (?), etc.)

 

Prévoir : papiers couleurs ou blanc, feutres, scotch, punaise ou ficelle selon le support, ciseaux, cutter, ... appareil à Badge ou papier transfert pour le logo de l'événement sur le T-Shirt (Attention, n'oubliez pas de l'imprimer à l'envers pour qu'il soit à l'endroit sur le T-Shirt !!)

Responsable (et tél.) organisation « signalisations diverses» :

 

 

Prévoir également plusieurs réunions avec chaque responsable des points cités pour voir l'avancée et les coûts éventuelles, faire le point sur ce qui est impératif de garder et de trouver des solutions « maisons » pour d'autres points, histoire de réduire les coûts ...

 

Prévoir de faire les démarches 1 an à l'avance !

Pensez aux aléas de dernières minutes (exemple : la personne qui devait s'occuper du bar se défile, qui mettre ?)

 

Contacts éventuels :

 

Faites votre liste : Comparez les prix...

Exemple : T-shirt : Place de la Gare 1 bis à Mouscron tél. ... propose tel prix (condition)