Comment organiser un événement de a à z ?


Pour bien organiser un événement, il suffit de faire une liste avec tout ce que vous auriez besoin, ensuite, renseignez-vous pour le coût et voyez si vous sauriez le réaliser.

Commencez donc par vous posez ces questions =>

? Ai-je besoin ? :

* D'une salle, d'un châpiteau, d'un terrain ou d'un lieu insolite (genre piscine, château médiéval, ruines, etc.)

* D'un bar, d'une cuisine, tout équipé ou non

* De wc mobile, feuillée, pot de chambre, etc.

* D'électricité, groupe électrogène, prise triphasée, câblage spécifique, spécial extérieur (sécurité en cas de pluie), etc.

* De matériel de sono, orchestre, chanteurs, musiciens, matériel de karaoké, etc.

* D'un nom pour mon événement, la/les dates, horaires

* De personnel (surveillance, entrée, bar, montage, démontage, nettoyage, cuistot, dj's, etc.)

* D'une déco (thématique), la faire soi-même ou faire faire part..., louer ou acheter

* Faire de la pub (tract, calicot (banderolle), internet, journaux, tv, radio, affiches, etc.)

* D'une base financière, de trouver des sponsors, des bénévoles, le faire en association avec un club ou autre...

* De tables, chaises, podiums, panneaux de séparations de stand, panneaux de fond pour affichage, tableau blanc, écran géant, barrières nadar (sécurité), autre...

* De prendre une assurance, d'un stand de la croix rouge au cas où, etc.



Ensuite pensez aux petits détails, toujours sous forme de questionnaire comme pour :

> La salle :

- Est-elle aux normes de sécurité ?
(affichage sortie de secours, extincteurs, etc.)
- Où se trouve les compteurs en cas de panne d'électricité ? (ou qui faut-il contacter ?  Si c'est un ouvrier communal, bonne chance ! Rare sont ceux qui viennent 'rapidement' ou qui viennent tout court, surtout si c'est le week-end.)
- Est-elle accessible aux personnes en fauteuils roulants ? (wc accessible également ?)
- A-t-elle déjà un bar fixe ?
(arrivée et évacuation d'eau, pompes, frigo, verres)
- A-t-elle une cuisine avec équipement ?
(gaz, électricité, frigos, vaisselles, casseroles,etc.)
- Des wc en état de fonctionnement ?
(sont-ils à l'intérieur ou en extérieur ? Papier wc fourni ?, etc.)
- Dans la location, le nettoyage de la salle est-il compris , les frais de chauffage et d'électricité également ?
- A partir de quand, peut-on avoir les clefs et à qui les rendre ?
(possibilité pour le même prix de l'avoir avant l'événement et  après ? pour montage et démontage + nettoyage).
- Devons-nous emporter nos poubelles ou y-a-t-il un container à disposition ?
- Côté éclairage est-il suffisant ou il y en a trop ?
- Côté acoustique qu'est-ce que ça donne ?

> Le Bar :
Si rien de prévu sur place, pensez à prendre =>
- Tire-bouchons
- Ouvre-bouteilles
- Pailles + vaisselles adéquates
- Eponges/essuies-vaisselles(mains)
- Détergent vaisselle
- Sacs poubelles
- Faire les tarifs
- Penser au système de paiement (Tickets, ... prévoir caisse avec clef, ...)
- Bic et carnet de commande
- Heure d'ouverture/fermeture du bar
- Tabouret
- Quelles boissons (avec ou sans alcool) + grignotage? (chips, saucisse sèche (pensez aux serviettes), etc.)


Exemple 1 : Projet - Jeux video
Exemple 2 : Projet - Rassemblement de petites cylindrées